Máy chấm công là gì? Có những loại nào?

Chấm công việc không thể thiếu tại các cơ quan, công ty, doanh nghiệp, nhà máy, nhà xưởng… Để bộ phận quản lý dễ dàng quản lý được giờ giấc căn cứ vào đó mà tính lương cho nhân viên. Để tiết kiệm thời gian và công sức hiện nay người ta đã cho ra sản phẩm máy chấm công. Hầu như ở các doanh nghiệp đều đang áp dụng hình thức chấm công này. Vậy máy chấm công là gì? và hoạt động ra sao mà được ưa chuộng đến vậy chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

Máy chấm công là gì?

Máy chấm công là thiết bị được sử dụng để ghi nhận giờ đến làm và giờ tan làm của người lao động. Cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn không… Từ những dữ liệu chấm công thu được từ máy, các bộ phận quản lý, nhân sự có thể tính lương, thưởng chính xác cho người lao động. Giúp nâng cao ý thức làm việc, tinh thần kỷ luật để cơ quan, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Ngoài ra máy chấm công còn có rất nhiều ưu điểm. Vì thế, máy chấm công ngày càng được nhiều cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn để thay thế cho phương pháp chấm công truyền thống. Đặc biệt là tại các địa điểm có đông nhân viên, yêu cầu nghiêm ngặt về thời gian làm việc…

Có những hình thức chấm công nào?

Hiện nay, các hình thức chấm công khá đa dạng. Được sử dụng phổ biến nhất hiện nay phải kể tới các hình thức chấm công như:

• Máy chấm công thẻ giấy:. Đây là công nghệ đời đầu sử dụng thẻ giấy và máy chấm công in mực như máy in. Xác nhận thời gian vào ra ngày công trên giấy. Tuy nhiên nó có nhiều nhược điểm như chậm, dễ sai. chấm công hộ gian lận ngày công. Chi phí lớn.
• Máy chấm công thẻ từ cảm ứng:. Đây là dòng công nghệ tiên tiến sau thẻ giấy, giúp doanh nghiệp chấm công nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên vẫn lộ các nhược điểm như hỏng mất thẻ, chấm công hộ được.

• Máy chấm công vân tay:. Dòng này là công nghệ mới hiện nay có các ưu  điểm vượt trội như chấm công nhanh. Hoạt động độc lập tốt, cài đặt dễ dàng. Ngoài ra chống được các nhược điểm như quên thẻ chấm công hộ. Chi phí đầu tư rất rẻ.
• Máy chấm công nhận diện khuôn mặt:. Công nghệ tiên tiến của khoa học công nghệ 4.0. khả năng chấm công nhanh độ chính xác cao. Thuận tiện nhưng có chi phí đầu tư lớn ban đầu.

Có những loại máy chấm công nào?

Máy chấm công là gì? Có những loại máy chấm công nào? Trên thị trường hiện nay có rất nhiều dòng sản phẩm máy chấm công. Vì vậy mà khách hàng thường xuyên gặp khó khăn trong việc lựa chọn. Tuy nhiên máy chấm công được phân thành các loại máy cơ bản sau đây

Máy chấm công cơ học

Đây là loại máy chấm công mà người chấm công sẽ đưa thẻ giấy vào máy. Sau đó, thời gian chấm công vào, ra của mỗi ca làm việc được in trực tiếp lên thẻ giấy chấm công. Vì thế, loại máy này còn được biết đến với tên gọi là máy chấm công thẻ giấy. Việc tổng hợp dữ liệu chấm công cần được thực hiện thủ công trước rồi người dùng mới có thể nhờ tới sự hỗ trợ của phần mềm tính lương để xử lý các dữ liệu này.

Loại máy chấm công thẻ giấy này có đặc điểm là:

• Thời gian chấm công nhanh, chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lượt chấm công.
• Thường đi kèm tính năng chuông báo giờ vào ca và tan ca.
• Chi phí đầu tư ban đầu khá rẻ, nhưng trong quá trình dùng sẽ phát sinh chi phí mua thẻ giấy, thay mực in.
• Người chấm công phải nhớ mang theo thẻ, giữ cho thẻ phẳng và khô thì mới chấm công được.
• Có thể xảy ra tình trạng chấm công hộ nhau.
• Dữ liệu chấm công được tổng hợp thủ công nên tốn thời gian, khó tránh khỏi sai sót.

Máy chấm công điện tử

Đây là loại máy chấm công mà ID nhân viên và dấu hiệu nhận diện nhân viên được lưu trước vào bộ nhớ máy. Khi người chấm công thành công trong việc xác thực danh tính đã được đăng ký trước. Thời gian chấm công mỗi ngày được lưu trực tiếp vào bộ nhớ máy chấm công. Các dữ liệu chấm công sau đó được chuyển tới máy tính và được tổng hợp, xử lý bằng các phần mềm. Hoàn toàn tự động dựa trên những yêu cầu cụ thể của người dùng.

Tùy thuộc vào cách thức nhận diện danh tính của người chấm công mà máy chấm công điện tử sẽ được phân loại thành:

• Máy chấm công sinh trắc học: Nhận diện bằng cách quét vân tay, khuôn mặt hoặc tròng mắt.
• Máy chấm công thẻ cảm ứng, thẻ từ: Nhận diện bằng cách quét thẻ cảm ứng, thẻ từ.

Loại máy chấm công điện tử này có đặc điểm là:

• Dữ liệu được tổng hợp, xử lý tự động, có thể lưu trữ lâu dài và xuất thành báo cáo. Theo yêu cầu nên tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và tiện lợi cao.
• Các máy chấm công điện tử có thể tích hợp 2 phương pháp chấm công bằng sinh trắc học và bằng thẻ. Cũng như có thể hỗ trợ tính năng kiểm soát ra vào.
• Máy chấm công sinh trắc học khắc phục được tình trạng chấm công hộ, giúp bảo mật, bảo an hiệu quả. Tốc độ chấm công chậm 6 giây cho chấm công vân tay, chấm công khuôn mặt có thể lâu hơn. Có thể bị ảnh hưởng nếu nhân viên mặc đồ bảo hộ, vân tay bị mờ hay bị bẩn…
• Máy chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng có tốc độ chấm công nhanh. (chỉ mất khoảng 2 giây cho mỗi lượt chấm công) nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng chấm công hộ và sẽ phát sinh thêm chi phí làm thẻ cho nhân viên trong quá trình sử dụng.

Ứng dụng chấm công trên điện thoại thông minh

Nói chính xác thì đây không phải là một loại máy chấm công mà là một cách thức chấm công mới và đã bắt đầu được ứng dụng trong cuộc sống. Với kiểu chấm công này, người chấm công sẽ xác thực danh tính qua Wifi ID tại công ty. Định vị GPS tại vị trí được cho phép hoặc ảnh chụp thực tế. Các dữ liệu chấm công được lưu trữ, xử lý và tổng hợp tự động theo yêu cầu. Tương tự như ở dòng máy chấm công điện tử.

Ứng dụng chấm công trên di động ngoài việc có thể tổng hợp và xử lý dữ liệu nhanh chóng. Thì còn mang lại tính tiện lợi cao, tiết kiệm thời gian do nhân viên có thể chấm công ngay. Tuy nhiên, chấm công theo cách này sẽ yêu cầu mọi người đều phải có điện thoại thông minh và phí sử dụng hàng tháng khá cao nên hiện cũng chưa quá phổ biến.

Trên đây là các lọai máy chấm công và đặt điểm của nó mà bạn có thể tham khảo.